Faut-il mettre en place une carte carburant dans votre entreprise ?

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Carte carburantLa guerre des cartes carburant a démarré il y déjà quelques années. Certaines entreprises ne se sont pas posé longtemps la question et ont rapidement adopté le système de la carte de carburant allant jusqu’à multiplier leur nombre pour un seul conducteur. D’autres entreprises se positionnent résolument contre l’utilisation de telles cartes et ont mis en place des solutions alternatives pour suivre la consommation de carburant et les kilométrages. Enfin, quelques entreprises se posent encore la question. Faut-il mettre en place une carte carburant dans votre entreprise ?

Oui, la carte carburant est essentielle, car elle constitue le vecteur d’information principal de gestion et d’optimisation d’une flotte automobile pour le gestionnaire.

En effet, nous avons déjà détaillé dans un autre article intitulé « Pourquoi est-il essentiel de bien suivre le kilométrage des véhicules en entreprise ? », les raisons pour lesquelles le suivi de l’évolution du kilométrage de chaque véhicule d’une flotte automobile d’entreprise constitue un acte de saine gestion :

  • éviter les pénalités et optimiser les modifications de contrats de location longue durée,
  • organiser le renouvellement des véhicules avec pertinence,
  • permettre de comparer les différents comportements de conduite et de consommation de carburant au sein d’une même entreprise,
  • identifier tout changement de loi de roulage qui peut impliquer un changement opérationnel non perçu par le gestionnaire et susceptible d’influencer le coût du parc.

La carte carburant permet surtout d’imposer des règles de consommation grâce à des alertes ou/et blocages paramétrables individuellement pour chaque entreprise et pour chaque carte.

En effet la plupart des fournisseurs de cartes de carburant permettent de paramétrer les variables suivantes :

  • limiter à un type de carburant (Exemple : interdire l’essence sur un véhicule qui fonctionne au gazole)
  • limiter un litrage maximum à chaque prise de carburant ou bien à chaque jour,
  • limiter une prise de carburant sur une période de temps (Exemple : prise de carburant impossible les week-end, les jours fériés ou bien chaque jour entre 19h et 6h …)
  • limiter une prise de carburant à une zone géographique (Exemple : prise de carburant impossible en dehors d’un département)
  • limiter les types de produits dépensés avec la carte de carburant (Exemple : interdire l’achat de produit en boutique, permettre l’achat de lavage pour 50€ par mois…)

Il est à noter que les entreprises peuvent généralement utiliser ces paramétrages en mode « blocage » ou bien en mode « anomalie ». Dans le premier cas de figure, le conducteur se trouve dans l’impossibilité d’effectuer une prise de carburant si le critère de blocage est concordant. Dans le second cas de figure, le conducteur peut effectuer une prise de carburant, un mail d’anomalie est alors envoyé au gestionnaire de parc.

Enfin, la carte carburant permet d’automatiser la gestion comptable des consommations de carburant avec des économies à la clef.

En effet, vous n’êtes pas sans savoir que le coût du carburant pour une entreprise dépend aussi du type fiscal de véhicule utilisé :

  • le coût du carburant est « hors taxes » (HT) pour tous les véhicules immatriculés en genre fiscal VU (mention « CTTE » qui figure dans le champ J1 du certificat d’immatriculation),
  • le coût du carburant est « toutes taxes comprises » (TTC) pour tous les véhicules immatriculés en genre fiscal VP (mention« VP » qui figure dans le champ J1 du certificat d’immatriculation).

L’utilisation d’une carte carburant permet à la comptabilité de l’entreprise d’automatiser l’application de la bonne TVA pour chaque véhicule.  Elle est donc source d’économies et surout permet de justifier chaque écriture comptable dans le cas d’un contrôle fiscal.

La carte carburant est généralement associée à une négociation tarifaire entre le fournisseur de carte et l’entreprise utilisatrice donnant ainsi accès à des conditions d’achat améliorée.

En effet, la plupart des fournisseurs de cartes de carburant proposent des réductions de tarifs essentiellement liés à la taille du parc et au litrage annuel. L’entreprise peut bénéficier d’une remise additionnelle appliquée à chaque consommation de carburant (remise en € par litre acheté). L’entreprise peut également bénéficier chez certains fournisseurs de tarifs nationaux uniques recalculés. Dans ce cas le tarif est identique sur autoroute et en ville.

A ce stade, il peut être important de comparer chaque fournisseur de carburant et de prendre en considération le maillage du réseau, le coût des cartes, les remises consenties et le coût moyen du carburant.

La carte carburant est maintenant proposée par des fournisseurs de tous types ce qui permet de réduire les coûts de carburant : réseaux traditionnels, grande distribution…

La carte TOTAL est une référence sur le marché des cartes de carburant pour les entreprises. TOTAL propose d’ailleurs plusieurs types de cartes et plusieurs niveaux de services. Certains services incluent la mise à disposition des fichiers de facturation en format TXT ou CSV permettant ainsi d’importer les données dans vos applications, d’autres services incluent également des assurances supplémentaires pour couvrir l’entreprise contre toute utilisation frauduleuse de la carte. Les autres réseaux traditionnels comme ESSO-SHELL et aussi BP proposent des cartes de carburant aux entreprises.

LECLERC avec sa carte ENERGEO fait figure de challenger des cartes de carburant proposées par les distributeurs traditionnels de carburant. La Carte ENERGEO permet aux entreprises de bénéficier de prix de carburant plus bas (y-compris en incluant les différentes remises tarifaires appliquées par les distributeurs traditionnels). La contrainte principale de cette carte est liée au maillage du réseau Leclerc. Il est fréquent de rencontrer des entreprises qui utilisent une carte traditionnelle couplée à une carte ENERGEO ce qui leur permet de générer une économie de près de 30% sur le volume concerné. Il existe également d’autres fournisseurs de cartes low cost moins connus : AUCHAN, INTERMARCHE …

Attention, la mise en place d’une carte carburant implique aussi des contraintes que chaque entreprise doit anticiper avant de se décider.

La carte carburant est généralement payante. Ce n’est pas le cas de toutes les cartes de carburant, TOTAL, par exemple, propose 4 différents tarifs annuels qui vont de 15€ à 26€ HT/an.

Certains fournisseurs de carte de carburant demandent un dépôt de garantie afin de garantir le paiement des consommations. Ce dépôt peut atteindre entre 1 et 2 mois de consommation.

La mise en place d’une carte carburant dans une entreprise implique une gestion : attribution et paramétrage des cartes, envoi et suppression des cartes, traitement des messages d’alertes ou des blocages de cartes … Lorsque la gestion de la carte de carburant est sous-traitée à un loueur dans le cadre d’un service associé à la location d’un véhicule, cela peut coûter entre 1,00€ et 2,00€ HT/mois de frais de gestion.

La carte carburant doit être assimilée à une carte de paiement mise entre les mains des collaborateurs de l’entreprise. Il convient donc de sensibiliser les détenteurs de carte afin qu’ils réagissent très rapidement en cas de perte ou vol. Il convient également de sensibiliser le management et d’organiser un contrôle rigoureux des consommations de carburant.

Enfin la carte de carburant empêche bien souvent les conducteurs à utiliser certaines stations « low cost ». Les conducteurs ne sont généralement pas informés du prix réel négocié par leur entreprise avec le fournisseur de cartes. Ils ne sont également rarement informés des ratios de consommation observés. Le conducteur est souvent moins impliqué dans l’optimisation de sa facture de carburant.

Certaines entreprises n’ont pas d’intérêt à mettre en place une carte carburant.

Il s’agit souvent d’entreprises « mono-site » avec une typologie de conducteur sédentaires. Il est alors plus facile de trouver un accord avec une station low cost locale.

D’autres entreprises ont développé des applications très pointues avec leur système de déclaration de note de frais qui leurs permettent de suivre très précisément le litrage, la dépense et les kilomètres parcourus tout en laissant une relative autonomie dans le choix des stations-services.

De manière générale, la carte carburant ouvre de nombreuses possibilités et nous estimons que,  pour certaines entreprises, les contraintes et risques peuvent être largement compensées par les avantages qu’elle apporte.

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