Quel logiciel de gestion de parc auto pour une PME ?

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Logiciel gestionLa gestion du parc automobile d’une PME est souvent considérée comme une tâche annexe. Elle devient de plus en plus chronophage lorsque l’entreprise recherche des économies sur ses coûts fixes ou lorsque la taille du parc de véhicule s’accroît ou l’entreprise s’agrandit sur plusieurs sites. Il se pose alors la question de trouver le bon logiciel de gestion de parc auto. Les offres sont relativement nombreuses et différenciées … quel logiciel de gestion de parc auto choisir pour une PME ?

Il existe différents types de solutions informatiques pour aider une entreprise à mieux gérer son parc automobile.

  • Les extranets des loueurs
  • Les logiciels de gestion de parc automobile indépendants
  • Les outils de géolocalisation
  • Les solutions bureautiques ou la gestion du parc sur Excel

Les extranets des loueurs évoluent mais imposent à l’entreprise le choix d’un seul loueur

Lorsque l’entreprise à choisi d’opter pour la détention de véhicules en LLD, elle accède alors à des applications internet très complètes. Les outils de suivi du parc des loueurs intègrent presque tous des indicateurs synthétiques sur le parc automobile, des états de parc plus détaillés, des états sur la fiscalité, des alertes sur les dérives de contrats, la possibilité de constituer soi-même des états et d’automatiser l’envoi de mail alertes/états. Les loueurs commencent à intégrer également la relation avec le conducteur et proposent des solutions plus ou moins abouties aux conducteurs avec un accès web et un accès mobile. Il est important de bien comparer les différents outils car il est évident que certains loueurs ont pris de l’avance par rapport aux autres loueurs et que leur outil constitue un véritable avantage concurrentiel à prendre en compte par le gestionnaire de parc au moment du choix. Dans la plupart des cas, ces outils poussent l’entreprise à concentrer ses contrats de location chez un seul loueur, par simplicité, ce qui constitue un véritable risque financier de 5% à 15% du coût total du parc (ceci correspond au gain généralement constaté sur le loyer mensuel d’un véhicule en location lorsque l’entreprise utilise 2 loueurs et que chaque cotation est mise en concurrence). Ce cas est fréquent dans certaines entreprises ou le gestionnaire de parc souhaite optimiser son temps.

Liste des principaux loueurs en France : ALD Automotive, Arval, Diac/Overlease (Renault), Credipar (Peugeot/Citroën), Leaseplan, Alphabet, GE Capital, Athlon Car Lease…

Les logiciels de gestion de parc automobile indépendants proposent des fonctionnalités très pertinentes pour des parcs techniques ou des flottes importantes de véhicules.

La plupart des éditeurs de solutions de gestion de parc automobile ont fait évoluer leur offre sur des technologies internet. Ces logiciels permettent aux gestionnaires de parc de gagner fortement en productivité et d’économiser des montants importants grâce à un meilleur pilotage des contrats, un meilleur contrôle des factures et un suivi du parc totalement indépendants des fournisseurs (loueur, carburant ….). Leur différence se situe réellement :

  • Sur la richesse des fonctionnalités (certains proposent la gestion technique de l’atelier, des interfaces comptables normalisées pour intégrer les calculs de TVA dans la comptabilité et générer des gains de temps et des économies …)
  • Sur la simplicité d’utilisation ou au contraire la profondeur de paramétrage (certains proposent des interfaces déjà paramétrées avec les loueurs, des outils de Reporting paramétrables très puissants, la possibilité d’ouvrir un accès au parc automobile sélectif pour certains utilisateurs de l’entreprise … )
  • Sur la tarification (achats de logiciel et maintenance, location du logiciel avec un forfait mensuel par véhicule géré …)
  • Sur le service de conseil et d’assistance proposé (Réactivité …)
  • Sur la crédibilité de l’éditeur (Situation financière, nombre de véhicules déjà gérés, ancienneté de l’éditeur  …)

Ces outils permettent au gestionnaire de parc de l’entreprise de se doter d’une réelle indépendance à l’égard du loueur et de tous les autres fournisseurs. En revanche, la plupart de ces outils informatiques de gestion de parc nécessitent la volonté et la capacité du gestionnaire de parc d’entretenir un tel outil et cela implique souvent la mise à disposition de ressources additionnelles informatiques internes à l’entreprise. Il est fréquent de rencontrer des entreprises ayant fait l’acquisition d’un tel outil mais ne l’exploitant qu’à 15% de ces capacités.

Liste des principales solutions de logiciels indépendants : SIP2 (Infoparc), WinParc (Deltatech), CarFleet (GAC Technology)…

Les outils de géolocalisations offrent une solution technique unique de suivi d’itinéraire et de gestion des tournées.

Ces outils sont surtout utilisés pour suivre et optimiser les tournées ou les déplacements opérationnels de collaborateurs itinérants. Ils permettent également de renseigner les clients et aussi d’interfacer les outils métiers. Ils commencent à intégrer certaines fonctionnalités de gestion de parc mais leur atout principal réside dans la capacité à géolocaliser un véhicule, analyser précisément et optimiser tous les déplacements. La plupart des solutions de géolocalisation de véhicule proposent également des modules de suivi des comportements routier afin de pousser les conducteurs à modérer leur conduite et donc leur consommation de carburant. La dimension gestion est souvent théorique (exemple : consommation de carburant théorique liée au kilométrage théorique calculé alors qu’un véritable logiciel de gestion de parc va intégrer les factures réelles de carburant avec l’ensemble des données …). L’outil de géolocalisation parle aux managers opérationnels, responsables techniques, responsables de sites ou responsables de parc. C’est un excellent outil de management des conducteurs. En revanche, il parle moins aux fonctions financières qui cherchent en permanence, à partir de données réelles connues (ex : la facture de carburant), Enfin les solutions de géolocalisation nécessitent la pose/dépose d’un boîtier de géolocalisation ainsi qu’un abonnement mensuel.  

Liste des principales solutions de Géolocalisation : TomTom, Masternaut, Orange Business Service…

Les solutions bureautiques ou la gestion du parc sur Excel.

La plupart des entreprises utilisent Excel pour suivre leur parc de véhicules. Nous retrouvons d’ailleurs les mêmes informations dans de nombreux fichiers de suivi. Le pilotage d’un parc avec Excel permet de lister les véhicules, conserver les dates d’affectations et les dates de début et de fin de contrats lors de location longue durée. Les collaborateurs qui suivent le parc y renseignent généralement l’identité du conducteur et les spécificités du véhicule, la présence et la référence d’une carte de carburant. On y retrouve moins fréquemment le calcul des avantages en nature pour les véhicules particuliers nécessaire pour la paye. Bref, la plupart des informations importantes y figurent. Le fichier Excel permet plus difficilement de suivre les informations dynamiques de la gestion d’un parc : actualisation des derniers kilométrages, coûts réels des véhicules, ratios de consommation réel de carburant, historisation des modifications contractuelles de location … toutes ces informations importantes nécessitent la mise en place d’outils plus pointus. Le suivi des kilométrage nécessite également une relance des conducteurs par mail. Enfin, certains collaborateurs bien qualifié sur Excel ont développé des applications de gestion de parc auto à l’aide de « macros » Excel … Nous avons déjà eu l’occasion de découvrir de très belles application Excel … mais cela représente très souvent un vrai risque pour l’entreprise lorsque le collaborateur qualifié évolue et quitte sa fonction.

Notre recommandation pour les PME :

Nous conseillons d’utiliser Excel comme un outil d’analyse et de présentation et non comme un outil de gestion. Lorsque l’entreprise utilise la location longue durée, nous conseillons d’utiliser les applications internet des loueurs à bon escient en prenant garde de conserver une vraie autonomie.  La gestion du parc auto doit être effectuée avec des outils spécialisés. Il existe de nombreuses solutions adaptées aux exigences, aux capacités et aux budget de toutes les entreprises.

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