Si la plupart des demandes techniques sont généralement directement exprimées vers la compagnie d’assistance (du loueur ou de l’assureur), le gestionnaire de parc est souvent sollicité par ses conducteurs ou par d’autres collaborateurs sur des demandes urgentes. Il doit alors s’assurer de disposer d’un certain nombre d’informations afin d’être certain de pouvoir apporter une excellente assistance auto à ses conducteurs.
Afin de remplir sa mission avec efficacité, il doit s’assurer de disposer des informations suivantes :
- Accéder aux extranets des financeurs et loueurs pour disposer du détail des informations sur les véhicules, sur les contrats et sur les kilomètres (déclarés lors des révisions ou lors des consommations de carburant en cas d’utilisation de carte incluse dans le contrat de location du loueur)
- Accéder à l’extranet du fournisseur de carte pour pouvoir suivre les kilométrages dans le cas où l’entreprise a un contrat direct avec ce-dernier
- Détenir les clauses précises de garantie d’assurance (franchises, garantie RC, garanties dommages…)
- Bien connaître les modalités d’application de l’assistance
- Accéder à l’extranet du courtier afin de suivre le traitement administratif des sinistres
- Demander aux conducteurs un relevé kilométrique mensuel lorsqu’il n’y a pas de système automatisé de remontée des données kilométriques
- Disposer d’une copie scannée du dernier contrat de financement, du certificat d’immatriculation du véhicule, et du permis de conduire du conducteur
