Comment suivre les dépenses de carburant dans une entreprise ?

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Consommation carburantLa dépense de carburant peut peser entre 16% et 30% du budget total d’un parc automobile. Ne sachant pas comment piloter ce poste, la plupart des entreprises fixent des règles de fonctionnement mais laissent complètement de côté le suivi des dépenses de carburant. Quels sont les moyens à disposition des entreprises pour suivre les dépenses de carburant ?

Utiliser les données issues des déclarations de note de frais

Lorsque les dépenses sont effectuées à travers un paiement en note de frais, l’entreprise dispose d’une base de données à exploiter. Il est vrai que cela est plus facile lorsque le système de saisie des notes de frais s’appuie sur un système expert de déclaration électronique permettant l’extraction de données en masse. Lorsque les déclarations de note de frais sont réalisées manuellement à travers la saisie d’information dans des formulaires statiques, il est nécessaire d’organiser une ressaisie des données … ce qui est difficilement réalisable ou bien, de réfléchir sur le système de saisie des notes de frais. Il est notamment important de mesurer si les kilomètres parcourus sont vraisemblables, de comparer si le coût du carburant payé en €/Litre est normatif par rapport aux objectifs de l’entreprise (cf. lorsqu’une entreprise demande à ses conducteurs de consommer dans des stations low-cost).

Exploiter les données issues des cartes de carburant

Au-delà de l’avantage indéniable que proposent la plupart des cartes de carburant de bloquer certains types de consommation (par exemple : bloquer les prises de carburant le week-end, ou bien après 19h, ou bien limiter à un département ….), les cartes de carburant offrent surtout aux entreprises une source d’information largement suffisante pour piloter le parc. En effet, il est possible d’activer la saisie obligatoire du kilométrage lors du paiement avec une carte de carburant. L’entreprise dispose alors d’informations pertinentes : les coordonnées de la station-service ou le conducteur a pris du carburant (ville, code postal …), la date et l’heure de la prise de carburant puis les informations quantitatives (litrage, prix du carburant au litre, montants totaux HT TVA et TTC) et le relevé kilométrique.

Les fournisseurs de carte de carburant proposent des applications très bien faites et des indicateurs sur internet afin de visualiser les ratios de consommation des conducteurs. Les entreprises rencontrent des soucis lorsqu’elles utilisent plusieurs cartes de carburant ou plusieurs modes de paiement (cartes + note de frais …) : dans ce cas les applications internet sont inutilisables. De plus, ces applications ne permettent généralement pas de neutraliser les erreurs de saisie de kilométrage.

Il est surtout possible d’extraire des fichiers de facturation en format Excel ou bien en format CSV. Ces fichiers comprennent l’ensemble des informations nécessaires au gestionnaire du parc automobile pour être intégré dans un système informatique de gestion de parc ou bien pour être exploité directement sous Excel. Dans les deux cas, il est alors possible de calculer des ratios d’activité et de consommation qui permettent au gestionnaire de la flotte automobile de suivre son parc en zoomant sur les incohérences ou sur les des comportements anormaux.

Exploiter les données issues de la comptabilité interne

Lorsqu’une entreprise ne peut compter ni sur son système de note de frais, ni sur l’utilisation de cartes de carburant, le dernier recours consiste à mettre en place un paramétrage comptable. En effet, la comptabilité oblige d’enregistrer les dépenses par nature de dépense dans des comptes comptables normalisés. Elle permet aussi d’ajouter des codifications personnelles propres à l’entreprise, appelées codifications analytiques. Nous conseillons vivement d’utiliser cette codification ou bien d’autres champs éventuellement disponibles pour systématiser la saisie du numéro d’immatriculation avec chaque dépense liée au véhicule. Cette astreinte pourra ensuite vous permettre d’extraire de votre comptabilité des analyses pertinentes sur la consommation de vos véhicules.

3 COMMENTAIRES

  1. Je suis assez d’accord avec vous sur ces deux solutions proposées. La première, utiliser les cartes de carburant semble la plus efficace. En revanche le traitement de ces données peut vite s’avérer compliqué. Il faut jongler entre les différents fournisseurs et les différents clients sur des tableurs Excel interminables. C’est dommage que vous de mentionnez pas les outils de gestion qui facilite la vie des gestionnaires. Certain comme Pilote Gestion ou GAC CAR fleet sont des logiciels de gestion plutôt efficace. Ce dernier permet par exemple d’importer automatiquement les données carburants. Donc plus aucun fichier Excel à exporter et à traiter. Il existe bien sûr d’autre solution mais se serait trop long de les siter ;-).

    Merci pour votre article !

    • Merci pour votre commentaire. Effectivement, l’utilisation d’un outil informatique qui permet d’importer automatiquement les consommations de carburant et les relevés kilométriques est un vrai plus pour le gestionnaire de parc. Nous aurons sans doute l’occasion de revenir sur les outils du marché. Pour compléter votre liste, il ne faut pas oublier le leader du marché SIP2 de la société InfoParc. A bientôt !!

  2. Avec les déclarations de notes de frais, il est assez simple de voir qui a une conduite qui consomme plus, fait de grands déplacements, et se ravitaille dans des stations services coûteuses. Cela permet après de proposer des formations pour rationaliser un peu tous ces coûts.

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